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Drucken 4.0 bei Berner: Ökologie, Sicherheit und Bedienerfreundlichkeit verbinden

Nur vier Gerätetypen für rund 500 Mitarbeiter? Manchmal muss man einfach nur ein bisschen besser nachdenken, um die optimale Lösung zu finden. Bei der Ausstattung des Künzelsauer Firmensitzes der Albert Berner Deutschland GmbH mit neuen Druckersystemen, überzeugt die Firma Ottenbacher mit einem Konzept, das Ökologie, Komfort und Datensicherheit verbindet. Das Stammwerk des Direktvertreibers von Verbrauchsmaterialien und Werkzeugen für Industrie, Bau- und Kfz-Handwerk benötigte 120 neue Drucker und Multifunktionssysteme, die über ein hausinternes Netzwerk miteinander verbunden sind.

Mitarbeiter der Firma Berner, des Hersteller RICOH und von Ottenbacher mit einem RICOH Multifunktionsdrucker

Militärischer Sicherheitsstandard
Als erstes nahm sich das Team Ottenbacher aus Künzelsau das Hauptanliegen des Konzerns, die Verbesserung der Datensicherheit, vor. Die Idee war, dass jeder Mitarbeiter alle Druck- und Scansysteme im Haus nutzen kann. Gleichzeitig sollte das Problem von vergessenen Dokumenten aus der Welt geschafft werden. Jemand, der zufällig am Gerät steht, sollte keine Inhalte lesen können, die nicht für ihn bestimmt sind. Die Lösung war, alle Drucker, Multifunktionssysteme und Kopierer mit einem Authentifizierungssystem für die ohnehin vorhandenen Zugangsberechtigungskarten der Belegschaft auszustatten. Der Clou dabei: Der Ausdruck erfolgt erst dann, wenn der Kollege mit seinem Firmenausweis an einem beliebigen Gerät im Haus den Druck aktiviert. Der Druckbefehl folgt also dem Benutzer und der Ausdruck wird auf jeden Fall vom Zuständigen abgeholt. Ist der Druckauftrag endgültig ausgeführt, wird er im System neunmal überschrieben und unkenntlich gemacht. Das entspricht einem Sicherheitsstandard, wie er in militärischen Einrichtungen üblich ist.

Druckerhandling leicht gemacht
Dafür setzte Ottenbacher die RICOH Software Streamline NX ein. Diese ist auch beim Scannen hilfreich. Hier kommt das gleiche Prinzip zum Tragen: Der Angestellte aktiviert einen beliebigen Scanner im Haus mit seiner Identitätskarte. Daran erkennt das System automatisch, in welchem Zielordner das Dokument gespeichert werden soll. „Das Follow-me genannte Verfahren ist ein wesentlicher Bestandteil des angestrebten Bedienkomforts“, erklärt der Ottenbacher Projektleiter Peter Wagner dazu. Hinzu kämen noch weitere Aspekte. Obwohl in einem großen Konzern viele Arten von Druckern und Multifunktionsgeräten für die unterschiedlichsten Aufgaben benötigt werden, schaffte es Ottenbacher das gesamte Unternehmen mit nur vier Gerätetypen auszustatten, die obendrein alle die gleiche Benutzeroberfläche haben. „So können die Berner Mitarbeiter tatsächlich alle Drucker im Haus nutzen ohne sich jedes Mal in einen neuen Gerätetyp einzuarbeiten. Das war einer der entscheidenden Punkte, warum wir diesen Auftrag erhalten haben. Unsere Wettbewerber hatten bis zu zwölf unterschiedliche Geräte im Angebot“, zeigt sich Wagner stolz.

Service und Bestellungen laufen automatisch
Ein positiver Nebeneffekt der sparsamen Modellwahl: Es werden nur vier Tonertypen benötigt und es gibt nur vier Arten sie zu wechseln. Zusammen mit der automatischen Nachbestellung der Verbrauchsmaterialien ist das ein weiterer Baustein, der die Organisation im Unternehmen erleichtert. Die RICOH-Software meldet automatisch, wenn die Tonerfüllung zu Ende geht. Innerhalb eines Tages liefert Ottenbacher dann den Ersatz mit dem Vermerk der Abteilung, in der er benötigt wird. Auch eventuelle Fehlermeldungen laufen via Software direkt bei Ottenbacher auf, wo sich sofort ein Servicemitarbeiter darum kümmern kann.

Strom und Papier einsparen
Aus ökologischer Sicht wusste Ottenbacher mit seinem Konzept zu überzeugen. Die Auswahl der sparsamen RIOCH Modelle reduziert die Stromkosten um ca. 500 bis 600 Euro pro Monat. Den Papierverbrauch konnte das neue System um zehn bis 15 Prozent reduzieren. Rund 500.000 Seiten pro Monat werden dadurch eingespart, dass Fehlausdrucke deutlich vermindert werden konnten. „Im Büroalltag kommt es relativ häufig vor, dass man kurz nach Auslösen des Druckbefehls merkt, dass man noch etwas ändern will“, erklärt der Systemexperte Peter Wagner dazu. Dank des Follow-me Druckverfahrens ließen sich diese überflüssig gewordenen Ausdrucke direkt am Ausgabegerät löschen.

„Es war das Zusammenspiel der Details, die uns an dem von Ottenbacher vorgelegten Konzept überzeugt hat“, lobt der verantwortliche Projektleiter bei Berner Werner Slabon. Auch die praktische Umsetzung habe reibungslos funktioniert. Die Realisierung eines solchen Projektes verlange die enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und dem Dienstleister. Slabon dazu „Hier haben wir in Ottenbacher einen zuverlässigen und kreativen Partner gefunden.“